+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
Главная > Как > Как правильно оформить личное дело сотрудника в архив

Как правильно оформить личное дело сотрудника в архив

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
Как правильно оформить личное дело сотрудника в архив

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени все время работы или учебы. Они входят в состав документов по личному составу. В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 15. Формирование и оформление дел. Архив предприятия. Часть 1

Активуйте подарунковий демодоступ. Личное дело — это совокупность документов, в которых отражены сведения о трудовой деятельности лица и его биографические данные. В частности, об образовании, военной службе, семейном положении, место жительства, государственные награды и поощрения.

Работа с личными делами перед всем предусматривает обязательное их ведение на работников определенных категорий, и тех, кто работает по совместительству.

На всех других работников личное дело ведется по возможности. Формирование личного дела предусматривает определенную последовательность документов, состав которых определен законодательством.

Личные дела в обязательном порядке ведут на работников определенных категорий и работников-совместителей. На других работников — личные дела ведутся по возможности. Категории работников, для которых документы личного дела ведут в обязательном порядке, определяем согласно нормативно-правового акта, положения которого распространяются на организации всех форм собственности, — Перечня типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минюста Украины от Так, личные дела работников в обязательном порядке ведут на руководителей организаций, служащих, профессионалов, специалистов и работников-совместителей ст.

Определить принадлежность работника к одной из классификационных категорий несложно, если ориентироваться на классификацию должностей согласно Классификатору профессий КП. Профессии руководителей, менеджеров управляющих предусмотрено первым разделом КП код профессии начинается с цифры 1.

Итак, определить, или оформлять на работника личное дело, можно по штатному расписанию: если код профессии начинается с цифр 1, 2, 3, 4, личное дело должно быть сформировано. Также личные дела в обязательном порядке ведут для работников независимо от классификационной категории , которые:. А как насчет работников иных категорий код КП начинается с цифр 5, 6, 7, 8, 9 — это работники сферы торговли и услуг квалифицированные рабочие сельского и лесного хозяйств, рыборазведения и рыболовства квалифицированные рабочие с инструментом, рабочие по обслуживанию, эксплуатации технологического оборудования и машин, представители простейших профессий?

Вести ли личные дела работников, профессии которых относятся к рабочим простейших, организация решает самостоятельно. Но практика кадрового делопроизводства доказывает, что целесообразно организовать ведение личного дела на материально ответственных лиц независимо от категории, к которой принадлежат их профессии должности. В государственных учреждениях и органах местного самоуправления личные дела ведутся на всех работников, которые занимают должности государственных служащих или должностными лицами местного самоуправления.

Личное дело формируется после заключения трудового договора и издания приказа о приеме на работу. Этот процесс формируется изрядно, а в определенной последовательности. Перечень документов личного дела работника определено законодательством. Документом, регламентирующим порядок формирования личных дел в организациях, являются Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Министерства юстиции Украины от Среди определенных Правилами документов — внутренняя опись документов личного дела, оригинал заявления о приеме на работу или экземпляр трудового договора, который остается у работодателя , копия приказа о принятии на работу.

К личному делу приобщим и копии приказов о переводе на другую должность или об увольнении. Правилами предусмотрено, что в личном деле может быть автобиография работника, копии документов об образовании.

Есть и формы для внесения информации о том, что происходит с работником во время работы на предприятии или имело место до принятия на работу. Это — личный листок по учету кадров не путайте с личной карточкой П-2, это отдельная форма!

Копии приказов, распоряжений о взыскании, поощрении, изменении фамилии работника и тому подобное в личное дело не включаются. Эти сведения вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку. Согласие на обработку персональных данных также не включают к личному делу.

Во-первых, этот документ никоим образом не характеризует деловые качества работника. Во-вторых, согласия на обработку персональных данных от работников не получаем с года после изменений в законодательстве в сфере защиты персональных данных. Внутренняя опись документов личного дела, личный листок по учету кадров, дополнения к нему относятся в основных учетных документов личного дела.

Желательно закрепить учетные формы личного дела в локальном нормативном акте, регламентирующем внутренние делопроизводственные процессы обычно это инструкция по делопроизводству. Личный листок по учету кадров заполняет сам работник, приводя сведения о себе, указывает, учебу, военную службу, работу, имевшие место до принятия в организацию, на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании иных личных документов.

Личный листок работник должен заполнить собственноручно в одном экземпляре без сокращений, исправлений и помарок. После заполнения никаких изменений и дополнений закончил институт, женился, родилась дочь и т. Именно в дополнении будем фиксировать все изменения, которые будут происходить с работником с момента принятия на работу переведен на другую должность, перемещен на другое рабочее место, изменено название должности, введено совмещение должностей, поощрена денежной премией по случаю юбилея объявлен выговор, изменена фамилия в связи с браком и тому подобное.

Основаниями для внесения информации являются приказы, изданные в организации, и личные документы работника. В дополнение к личному листку не вносят сведения о пребывании в отпусках или введение режима неполного рабочего времени. Если в той же организации работник принят на другую должность на условиях внутреннего совместительства, следует оформить отдельное личное дело. Документы личного дела целесообразно помещать в папку-регистратор, что значительно облегчает работу по размещению новых документов.

Формируя личное дело, сгруппируйте все документы в т. Надписи на обложках личных дел делают четко черными светостойкими чернилами или пастой с учетом норм п. Обратите внимание, что при первичном оформлении личного дела ее страницы не нумеруются это делается уже после увольнения работника при подготовке к передаче дела на архивное хранение. После формирования личное дело необходимо зарегистрировать в специальной учетной форме — Журнале учета личных дел.

Учет всех дел, формирующихся в деятельности кадровой службы ведется именно по номенклатуре дел. Но личные дела работников составляют исключение — их включают в номенклатуру дел кадровой службы под одним индексом, а учитываются не по номенклатуре дел, а по специальной учетной форме — Журнале или Книге учета личных дел.

Форму Журнала учета личных дел организация определяет самостоятельно. Если в вашей организации учет личных дел еще не введен, оформите Журнал учета личных дел и зарегистрируйте в нем все личные дела, заведенные на работников. Личные дела содержат важные сведения о работнике и его трудовой деятельности, в том числе персональные данные работника сведения или совокупность сведений о физическом лице, по которым она может быть идентифицирована.

Персональные данные являются объектом защиты ст. Организация, обрабатывающая персональные данные работников, должна обеспечить защиту этих данных. С учетом требований законодательства о защите персональных данных и правил общего делопроизводства личные дела работников должны храниться в кадровой службе отдельно от других дел. Ответственность за их сохранность возлагается на руководителя кадровой службы.

Личные дела работников должны храниться в вертикальном положении в специально оборудованных сейфах или металлических шкафах, которые закрываются.

В кадровой службе хранятся личные дела работающих лиц, а также личные дела уволенных лиц в течение двух лет после увольнения. После завершения срока текущего хранения личные дела работников, уволенных в определенном году, формирующие в сводную дело, оправляют в твердую обложку, передают на хранение в архивное подразделение организации.

Як уникнути помилок? Скористайтесь порадами, настановами, зразками та шаблонами. Личное дело: правила оформления. Расскажем подробно о том, на кого вести, какие документы приобщать и как хранить личные дела. На на всех ли работников вести личные дела? Коды профессий специалистов начинаются с цифры 3, а служащих — с цифры 4.

Код профессии по КП — рекомендуемая графа штатного расписания. Также личные дела в обязательном порядке ведут для работников независимо от классификационной категории , которые: являются известными политическими деятелями; являются членами творческих союзов; имеют высшие степени отличия, почетные звания; имеют научные степени и ученые звания; являются научными работниками, которые не имеют научных степеней и ученых званий ст.

Какие документы работника должны быть в личном деле? Немало кадровиков приобщают к личному делу также резюме. Такую практику можно считать уместной.

Формы личного листка и дополнения к нему организация должна разработать самостоятельно. На личный листок обычно наклеивают фотографию работника. Дополнение к личному листку по учету кадров оформляет работник кадровой службы Именно в дополнении будем фиксировать все изменения, которые будут происходить с работником с момента принятия на работу переведен на другую должность, перемещен на другое рабочее место, изменено название должности, введено совмещение должностей, поощрена денежной премией по случаю юбилея объявлен выговор, изменена фамилия в связи с браком и тому подобное.

Копии документов, включаемых в личное дело, обязательно удостоверяющие в установленном порядке. Учет личных дел работников Учет всех дел, формирующихся в деятельности кадровой службы ведется именно по номенклатуре дел. После регистрации в Журнале учета целесообразно ввести индексацию личных дел.

Хранение личных дел Личные дела содержат важные сведения о работнике и его трудовой деятельности, в том числе персональные данные работника сведения или совокупность сведений о физическом лице, по которым она может быть идентифицирована. Как правило, личные дела располагаются в алфавитном порядке. Доступ к личным делам должен быть ограничен. Его позволяют только работникам кадровой службы. На практике это делают в начале делопроизводственного года.

У му Кадровику читайте. Работа в Киеве. Все вакансии в Киеве. Разместить резюме. Новини з теми. Пенсионный фонд Украины в смартфоне: новый сервис от ПФУ.

Трудовые книжки отменят в течение 9 месяцев. Минсоцполитики разъяснило, кто из бухгалтеров может работать по совместительству. Штрафы в сфере труда уменьшатся. ФСС назвал топ-5 нарушений комиссий по соцстраху. Норма рабочего времени на год. Больничный по уходу за ребенком порядок оформления и оплата. Правила внутреннего трудового распорядка: порядок разработки и образец. Справка с места работы в Украине: бланк и образец. Сокращение на работе: инструкция для кадровика.

Запитання з теми. Должен ли писать заявление на отпуск директор? Ми в соцмережах. Неправильний пароль.

Активуйте подарунковий демодоступ. Личное дело — это совокупность документов, в которых отражены сведения о трудовой деятельности лица и его биографические данные. В частности, об образовании, военной службе, семейном положении, место жительства, государственные награды и поощрения.

Бухгалтер широкого профиля с летним опытом. Сейчас уже на пенсии, чтобы не закиснуть изучаю, что изменилось в отрасли, собираю интересные мне материалы. Надеюсь, они будут полезны и вам в вашей работе — пока экономика работает, без бухгалтерии не обойтись. Для того чтобы иметь полную информацию о работнике, необходимо собрать пакет документов, и составить отдельное личное дело, в котором будут храниться данные о сотруднике. Для того чтобы иметь все нужные документы можно запросить их у самого работника, однако иногда приходится самостоятельно подавать запросы на прошлые места работы или учебы для получения рекомендации от третьего лица.

Личное дело: правила оформления

Сотрудники компании — её самый главный ресурс, поэтому наличие полной и точной информационной базы о них может существенно улучшить работу кадровой службы. Информационная база в данном случае представлена в виде личных дел всех работников компании, в которых отражена их трудовая деятельность, документы и другие сведения. Личное дело заводится при принятии сотрудника на работу и изменяется по мере его продвижения в компании до разрыва трудовых отношений с работодателем. В этой статье будут раскрыты особенности формирования и правила ведения личных дел сотрудников, оформления личных дел сотрудников и их последующего хранения.

Как сдать личное дело в архив

Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления скобы, скрепки, булавки и т. Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом. Внутренняя опись составляется к делам, которые состоят из документов, сформированных по видам и разновидностям, когда заголовок неполно раскрывает содержание документов дела.

Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению.

.

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

.

.

.

Как правильно это сделать? Личное дело работника.

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

.

Личное дело работника

.

Личное дело сотрудника: какие документы должны быть, порядок формирования

.

Ведение личного дела сотрудника

.

.

.

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. chavilwaigres1986

    Для любого работодателя важно, чтобы персональные данные сотрудников компании хранились систематизированно.

  2. roypresemen1987

    1 Что такое личное дело сотрудника и нужно ли его заводить? с принятия сотрудника на работу и длится до его ухода из компании и последующего помещения дела в архив. Каждое Как правильно рассчитать больничный?

  3. Никита Е.

    Личное дело формируется в течение всего времени работы работника на предприятии, в учреждении, организации далее — предприятие любой формы собственности: от приема его на работу до увольнения.

© 2020 dancepiter.ru